ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）円滑化のポイント
ビデオ会議（リモート会議、テレワーク会議）のポイントについて、まとめてみました。
PMOとして各社さんで会議のファシリティなどを担当しており、現在、リモートワーク、テレワークを使用した会議についても、試行錯誤を繰り返しています。
ITリテラシの高い会社さんを中心として実践しているノウハウ等について下記にまとめてみました。
ビデオ会議、リモート会議、テレワーク会議に使用するアプリについて
現在、多くのサービスがあるかと思います。
google Suite Hangouts Meet
ZOOM
DISCORD
Skype
Slack
等々
現在は、私がコンサルさせていただいている会社さんでよく見かけるのは、
Slack
google Suite Hangouts Meet
zoom
の利用が多いようです。
使い勝手の点では、どれも一長一短が、どれが良いという比較がしにくいのが現状です。
バーチャル背景を使用できるZOOMが一歩秀でている様に見えますが、各社とも機能として実装するのは時間の問題のような気もします。
ビデオ会議、リモート会議、テレワーク会議でどんなアプリを使用するかのポイントとしては、Slackのように参加者をチャンネルに登録して集めた上でオンラインミーティングを開始するタイプですと、一人一人を個別に招待してするため、会議を主催する側の手間が多くなります。
google Suite Hangouts Meet
ZOOM
DISCORD
といった、
参加者にオンライン会議室のURLを共有するタイプのアプリ
を使用することで主催側の手間を省けますし、参加者の欠落防止にも繋がると思います。
ビデオ会議（リモート会議、テレワーク会議）の運営について
ビデオ会議（リモート会議、テレワーク会議）といった、オンラインミーティングは、対面のMTGと違って、
マイクで音声を拾って、ネット回線で送り、スピーカー出力
しているので、
声がかぶってしまったりすると聞き取れなかったり、また時々音声が不鮮明になったりと、コミュニケーションロスが発生します。
オンラインミーティングに慣れている会社さんは、
事前の準備と、オンラインミーティング中のルール運用をしっかり行っている傾向があります。
ビデオ会議（リモート会議、テレワーク会議）の事前準備
アジェンダ・説明資料、QAの事前共有
ビデオ会議（リモート会議、テレワーク会議）では、事前共有した、アジェンダ、資料、質問リストに基づいて会議を進行しています。
事前にアジェンダや説明資料を会議出席者、全員に共有して事前に各自で読込ます。
事前に思いついた質問はQAリストに書き込んで、発表者が事前に回答できる場合は、回答も記載しおきます。
QAリストとは、Question（質問） & Answer（回答）のリストの事です。
事前に共有されるアジェンダや、説明資料を読み込んだ際に思った質問を書き込み、プレゼン側も可能な限り回答を記載しておきます。
アジェンダ、説明資料、QAリストを事前に共有、確認しておくことで、通常の会議はもとより、ビデオ会議（テレワーク会議・リモート会議）でのコミュニケーションロスを低減することが可能です。
ビデオ会議（リモート会議、テレワーク会議）のルール運用
ビデオ会議（リモート会議、テレワーク会議）の際は、下記のような形でルールを作り運用すると、コミュニケーションロスを低減できると思います。
人が話しているときにかぶせて話さない
発言の終わりの合図を決める
笑い声などをかぶせない
ビデオ会議（テレワーク会議・リモート会議）では、音声がかぶってしまうと聞き取りづらい場合が多いです。他の人の発言にかぶらないように気をつけます。
なるべく大きな声で、ゆっくり・丁寧に話す
環境によっては、早口で話すと聞き取れない場合が多いです。
また、回線状況によっては遅延も発生するので、ゆっくり丁寧に話すことが必要です。
内容の起承転結を明確にする
これはいつもの会議でも同じです。内容は簡潔に分かりやすく伝えることは会議コミュニケーションの基本です。
聞き取りにくい場合は遠慮をせずに言う
聞き取りにくい場合は、たとえ目上の人でも聞き返しましょう。
ここでないがしろにしてしまって、後でディスコミュニケーションになってしまうことの方が危険です。
聞き返されてもイライラしない
各々の回線状況によって、聞き取りづらい場合も多く発生します。
特に目上の立場にある人は、広い心をもってビデオ会議に臨みましょう。何度か聞き返されてもイライラしてはいけません。
自分が発言しないときはマイクをオフ
マイクを常にオンにしていると、発言しなくても環境音を拾ってしまい、他の人の発言を妨げたり、回線負荷を上げてしまいます。
ヘッドフォンを使用してハウリング防止
スピーカーで相手の声を出力してしまうと、それをマイクが拾って更に送信してしまい、更にその音がスピーカーから出力されるためハウリングの原因となります。
ヘッドフォンを使用することで防ぐことが可能です。
回線が重い時はカメラをオフ
ポケットWifi等で自宅からネットに繋いでいる場合も多いと思います。回線状況によっては、カメラをオンしているとその映像データも送らなければならないため、回線負荷が高まり、遅延やノイズの原因となります。
一人でも回線速度の遅い人がいる場合は、相手の顔が見えず、会議は行いにくいですが、カメラをオフにして行いましょう。
ビデオ会議、テレワーク会議、リモート会議では、
人それぞれに違った環境にある自宅で仕事をしている
ことを意識する必要があります。
オフィスのように同じ環境を共有して仕事をしていない
人それぞれに違う環境で仕事をしている
ということを、まず全員がしっかりと意識する必要があると思います。
そこから、人それぞれの状況や環境に対して、みんなで配慮して仕事を進めていく必要があります。
よもやまミーティングの実施
オンラインミーティングでは、感情や雰囲気が伝わりにくいため、言いたいことがいえなかったりとコミュニケーションロスが多く発生します。
対面で直接、話をするのとは違い、お互いの様子や表情、空気感などが伝わりづらいのが原因だと思われます。
普段から会議や仕事の進め方など、とても効率的で参考になる某有名大手などで普段から行われているミーティングに「よもやまミーティング」というのがあります。
これは、時間を30分と区切り人数は二人～で、なんでも話して良い会議となっています。
近況や仕事の相談、悩みなど、あらゆる事を話すことができます。
普段あまり話が出来ない人と、プライベートのことから、みんなのいる前では質問できなかったことなどもできるため、コミュニケーションを円滑化するのに非常に役に立ちます。
現在の完全テレワーク、リモートワーク環境でも、ビデオ会議を利用して、上役から後輩まで、週に1度は各メンバーと「よもやまミーティング」を実施しています。
テキストチャットの利用
対面またはビデオ会議以外で、気軽に質問したり相談できるツールとして重宝します。
オンラインMTGは、複数の人を一定時間拘束してしまうため、簡単な内容でしたら、Slack等のテキストチャットで済ませてしまう事も多いです。
テキストでログが残るので、誰でも途中から参加しやすく、時間のあるときに回答できるため、スピード感があり、課題の解決が早い場合も多いです。
- 直接対話によって進めた方が良い案件
- チャットツールで進められる案件
をわけて運用すると効率化できます。
Slack
https://slack.com/intl/ja-jp/
Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/
タスク管理、プロジェクト管理ツール
オンライン上でのタスク管理、各タスク毎に個別にチャットが行えるツールです。
開発等の進行管理等をオンライン上で共有指示ができるため、オンラインでの会議も効率化されます。
- プロジェクトの各課題をガントチャートなどで可視化して共有
- 各課題毎のスレッドで、その課題に特化した相談とやり取りのロ
グの記録 - アジェンダや各課題毎の資料の共有
- ファイル共有
が行えます。
backlogの方は、国産で、初心者にも導入しやすい仕様になっています。
Jira＋Confluenceの方は、高機能になりますが、扱いは難しくなります。
backlog
https://backlog.com/ja/
Jira＋Confluence
https://www.atlassian.com/ja/software/jira
https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
最後に
ビデオ会議、テレワーク会議、リモート会議は、みんなで同じ会議室を共有して行う会議ととは根本的に違います。
コミュニケーションを円滑化してロスをなくすには、色々な工夫が必要になります。
完全リモートワーク、テレワークはまだ、始まったばかりです。
みんなで、経験を積んで、ノウハウを蓄積して効率化していくことで、在宅勤務という形態がより一般化、効率化することに繋がると思います。