ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）で、ブレストなどディスカッションを効率的に行う方法
ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）では、ブレストなどのディスカッションといった会議が、行いにくいといった話をよく耳にします。
アイディアを出しあって、あーでもないこーでもないとやる会議
特定課題の解決と、関連箇所へのリスクを把握するための議論
ホワイトボードを使って対面で行う会議
内容的にどうしても白熱してしまう議論
役職が上の人、クライアントと行う議論的な会議
等々
確かに、ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）はやりにくいですよね。
ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）でブレストやディスカッションが行いにくい原因は？
では、その原因はどこにあるのでしょうか？
それは、ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）といった特殊な環境ではコミュニケーションロスが発生する可能性が高く、また、話を遮る聞き返すといったこと発生するため、それが失礼にあたる、相手を不快にさせるといった心理にあると思います。
原因を具体的に書いてみると、
- 相手に話がかぶってしまうと聞き取りづらい
- 遅延、音声断切等聞き取りづらい状況が発生する
- 聞き取りづらい状態が発生しても聞き返すとさらに話がかぶってしまう
- 話がかぶってしまうことで、話を遮ってしまう
- 話を遮ってしまうことは相手に悪いし失礼といった心理
- 聞き返すのは失礼、相手を不快にさせるといった心理
といったことが上げられます。
ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）実施の前提ルール
ビデオ会議では、対面で話すのとは根本的に違うということを全員で認識する必要があります。
ルールを設定して、参加者全員にそのルールを徹底してもらう必要があります。
関連記事：ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）円滑化のポイント
その上で、話し合っている内容がお互いにしっかりと共有出来ているかを確認しながら進める必要があります。
「ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）でブレストやディスカッションが行いにくい」の解決策
発言内容をリアルタイムでテキスト化して画面共有
発言された内容をリアルタイムでWord等に記載して画面共有を行い、発言者は記載内容が正しいかどうか常にチェックします。間違っている場合は、その場ですぐに訂正します。
会議参加者は、共有されているそれら議事を常にチェックしながら会議を行っていきます。
こうすることで、聞き取りづらい、遅延が発生する等が頻繁に起こるビデオ会議で、発言内容が間違って伝わってしまったり、伝わらないことを低減することが可能です。
発言後はテキスト化されるまで待つ時間が必要なため、対面で話すようなテンポで会議を行うことはできませんが、テンポ良く話してコミュニケーションロスが起こり、その後にリスクが発生するよりかは、その場でしっかりとお互いの発言内容を共有確認することでロスを低減する方が明らかに効率的になります。
このミーティングの方法ですが、対面のミーティングでも常に実施している企業さんがあります。
ゲーム開発系の某ベンチャー企業さんなのですが、みんなで定時に帰るために徹底した効率化を行っている会社さんで、会議でのコミュニケーションロスから発生するリスク、非効率性も徹底して排除していました。
そのため、対面の会議でも常に発言の議事録をとって、それをプロジェクターで全員にリアルタイムで共有して発言内容の確認を行い、会議を進行していました。この方法で、会議でのコミュニケーションロスはかなり低減されていました。また、常にテキストで整理された発言を元に議論を行うため、論理的で整理された議論となり、より的確な課題解決方法、達成可能性の高いアイディア、等を導くことがが可能になります。
一方で、会議のテンポもが遅くなり、自由な発言、フランクな発言が行いにくい、形式化によって固くなるため、柔軟で発想に富んだアイディアが出にくいといったデメリットも始めのうちは存在しました。しかし、この方法にに慣れてくると、けっこう自由に発言できるようになってくるため、そのリスク自体も解消します。
発言内容をリアルタイムでマインドマップ化して画面共有
こちらは、「発言内容をリアルタイムでテキスト化して画面共有」を更に発展させた形になります。
発言の内容をテキスト化して共有するのではなく、全員でマインドマップ化して共有します。
マインドマップとは、頭の中で考えていること、表現したい概念の中心となるキーワードやイメージを中央に置き、そこから放射状にキーワードやイメージを広げ、つなげていくことです。
マインドマップとは？（マインドマップの学校）
https://www.mindmap-school.jp/mindmap/what/
発言を中心とした会議ではなく、全員でマインドマップを画面共有して、マインドマップ自体を全員で同時に作成していきます。
こうすることで、一つの課題から、様々な課題への分岐、各課題に対する解決策、解決策の他の課題へのリスク等を、マップというイメージで把握できます。
マインドマップは、アイディアを出し合うブレストや、課題点の探索、課題点を中心とした解決策の議論等との親和性が高いと思います。
マインドマップに使用するツールは、画面共有して、みんなで編集作業が行えるツールであれば良いと思います。
例えば、googleスプレッドシートやも利用できます。
専用のマインドマップツールを利用して行うことも可能です。
XMind
https://jp.xmind.net/
mind meister
https://www.mindmeister.com/ja
sketchboard
https://ferret-plus.com/7486
発言のテキスト化について
ビデオ会議での発言をWord等でテキストに起こして画面共有するのは、けっこうな負担になるかと思います。
発言内容をリアルタイムで議事録化して、全員の画面に共有してくれるツールもあります。
AI GIJIROKU
https://gijiroku.ai/
参加する全員がアカウントを取得してログインする必要があります。
最後に
ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）はまだ始まったばかりです。
他にも色々な方法があるかと思います。
みんなで色々な方法をトライ＆エラーして、ビデオ会議（リモート会議・テレワーク会議）でのコミュニケーションロスを低減していけると、今後はいちいち全員が会議室に集まらなくても会議でできるようになり、今後は在宅ワークなど、より効率的な働き方が可能になってくると思います。